Grupo de manejo y control de almacén e inventarios

1. Administrar el almacén y mantener actualizado el inventario general de los bienes que constituyen el patrimonio del IDEAM y conservar los títulos y demás documentos necesarios para su identificación y control.
2. Diseñar sistemas, programas, planes y proyectos que optimicen los procesos de almacenamiento.
3. Recibir los elementos adquiridos por la entidad y verificar sus especificaciones y cantidades contra factura, contrato u orden
4. Controlar el ingreso y egreso de los elementos de almacén, generando los respectivos comprobantes.
5. Organizar y actualizar permanentemente los kárdex de control de elementos de consumo y devolutivos conforme a las normas vigentes.
6. Diseñar y aplicar procedimientos para establecer los niveles críticos de cantidades de elementos de consumo, reportando las existencias para la correspondiente adquisición oportuna.
7. Realizar la organización física, el manejo adecuado y la conservación de los elementos en depósito.

8. Presentar ante Comité de Manejo de Bienes, los bienes muebles, inmuebles e intangibles, al comité para su análisis y recomendaciones, con los respectivos soportes técnicos.
9. Responder por el despacho de elementos de conformidad con las solicitudes recibidas y según las existencias en depósito.
10. Recibir e incorporar a los activos del Instituto todos los bienes obtenidos formalmente por la entidad.
11. Efectuar la actualización de la información en el software (aplicativo) del almacén.
12. Tramitar las respectivas entradas de almacén para legalizar las cuentas y soportar los pagos.
13. Llevar registro permanente de los movimientos de inventarios, efectuar la verificación física y la entrega a los servidores, de conformidad con las normas vigentes.
14. Prestar asesoría a las áreas operativas en el manejo de almacenes.
15. Realizar seguimiento a la información reportada por las Áreas Operativas.
16. Verificar que se realice la toma de inventarios por parte de las Áreas Operativas.
17. Realizar la toma de inventarios cuando se requiera en Áreas Operativas y Aeropuertos.

18. Verificar que se lleven cabo los ajustes contables que requieren los informes del grupo, la coordinación con el Grupo de Contabilidad, con miras a la presentación del balance general anual del instituto.
19. Garantizar que la información contable registrada, producto del movimiento de los bienes de la Entidad, quede debidamente registrado en el sistema oficial.
20. Efectuar el cierre anual de almacén para el levantamiento de inventario físico de los elementos en depósito.
21. Elaborar los documentos precontractuales, necesarios para la ejecución de los recursos asignados, así como realizar el seguimiento de los procesos de selección contractual a su cargo.
22. Coordinar el cálculo de deterioro y análisis de la vida útil de los bienes de acuerdo con lo establecido en la política contable.
23. Realizar las actividades requeridas para el mantenimiento y actualización de los documentos y registros que forman parte del Modelo integrado de Planeación y Gestión (MIPG), promoviendo el mejoramiento continuo de los procesos a cargo.
24. Cumplir con las demás funciones que le sean asignadas por ley, reglamentación tema y/o la Secretaría General, que correspondan a la naturaleza de sus asuntos.