Grupo de gestión documental y centro de documentación, correspondencia y archivo.

1. Formular, difundir y desarrollar la política de gestión documental del IDEAM y demás programas, proyectos, normas y procedimientos aplicables en la gestión documental del Instituto, acorde con los lineamientos establecidos por el Gobierno Nacional.
2. Elaborar, realizar los trámites para la aprobación y difusión, implementar, hacer seguimiento y actualizar los instrumentos archivísticos requeridos por la norma y los demás que sean necesarios para el adecuado desarrollo de los procesos de gestión documental en la entidad.

3. Orientar, coordinar, desarrollar y velar por la adecuada ejecución de los procesos relacionados con la función archivística que se adelantan en el IDEAM, para coadyuvar en el registro, control y administración de la ventanilla única de correspondencia, la adecuada organización, gestión y consulta de los archivos en las diferentes fases del ciclo vital, realizar las transferencia secundarias que contribuyan al salvaguardar el patrimonio documental del IDEAM como parte integral de la riqueza cultural de la Nación.
4. Coordinar y ejecutar los procesos de administración centralizada de comunicaciones oficiales de entrada, salida e internas del Instituto, a través del sistema de gestión documental implementado, acorde con la normatividad establecida para tal fin, velando por la eficacia y oportunidad en la entrega de las comunicaciones a los destinatarios, tanto internos como externos.
5. Formular, orientar, dirigir y hacer seguimiento a la implementación de programas, proyectos y sistemas de gestión de documentos electrónicos en la entidad, acorde con los avances tecnológicos y las políticas y directrices institucionales.

6. Prestar apoyo y asistencia técnica a las dependencias del Instituto, para la adecuada implementación del Programa de Gestión Documental y demás instrumentos archivísticos necesario y requeridos por la norma.
7. Desarrollar los procesos técnicos de disposición final de los documentos de archivo del IDEAM, de acuerdo con lo establecido en las Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD).
8. Elaborar y entregar oportunamente los informes y demás requerimientos presentados por los organismos de control, inspección y vigilancia de la gestión documental tanto interno o externos.
9. Administrar, organizar, catalogar, conservar, salvaguardar y prestar el servicio de consulta de los documentos que hacen parte del Centro de Documentación de la Entidad.
10. Planear, programar, coordinar y desarrollar las acciones administrativas y técnicas que se requieran para garantizar el cumplimiento de los objetivos del Centro de Documentación.
11. Coordinar con el sistema de bibliotecas y centros de documentación y demás formas de acopio de Información del SINA.

12. Participar en la formulación del Plan institucional de Capacitación del Instituto en temas de gestión documental en coordinación con el Grupo de Administración y Desarrollo del Talento Humano.
13. Elaborar los documentos y realizar actividades administrativas y técnicas requeridas para el desarrollo de procesos precontractuales, supervisión y seguimiento a la ejecución de los mismos de acuerdo con los recursos asignados.
14. Cumplir con las demás funciones que le sean asignadas por Ley, reglamentación interna y/o la Secretaría General, que correspondan a la naturaleza de sus asuntos.